Wat het is
Het hele aanmeldproces in één pakket naar de cliënt
Documenten die ontbreken, handtekeningen die nog moeten, contactpersonen die onduidelijk zijn. Aanmeldgemak stuurt alles wat bij een aanmelding hoort in één keer naar de cliënt of familie, en je ziet in je dashboard precies wat er nog openstaat.
De cliënt krijgt per e-mail of sms een eigen pagina met daarop stap voor stap wat er nog nodig is. Wat ingevuld en getekend wordt, komt rechtstreeks in Nedap ONS® terecht. Ook het goedkeuren van een zorgplan loopt er doorheen: de cliënt of vertegenwoordiger leest het door en geeft digitaal akkoord.
Voor de VVT, GGZ, gehandicaptenzorg, jeugdzorg, wijkverpleging en verslavingszorg. Van langdurig verblijf met Wlz-indicatie tot een tijdelijk ELV-verblijf.
Zo werkt het
Vier stappen
Starten vanuit ONS®
Je kiest in je eigen ONS®-omgeving de cliënt en klikt op de knop Aanmeldgemak. Het cliëntnummer wordt automatisch meegenomen, je hoeft niets over te typen.
Aanmeldmap samenstellen
Je kiest welke documenten mee moeten en naar wie het gaat. De e-mailadressen van de cliënt en diens relaties komen uit ONS®. De begeleidende e-mail pas je aan waar nodig.
De cliënt ontvangt het
Een e-mail met je eigen logo en een unieke link die twee weken geldig blijft. Wie liever met een ander apparaat werkt, gebruikt de QR-code.
Invullen, tekenen, klaar
Alles landt direct in het dossier. In je dashboard zie je realtime wie wat heeft afgerond en wat er nog mist, zodat je niemand achteraf hoeft na te bellen.
In beeld
Bekijk hoe het werkt
In twee minuten: hoe de medewerker de aanmelding klaarzet, hoe de cliënt alles thuis regelt en hoe het in het dossier landt.
Wat je kunt meesturen
Meer dan alleen een handtekening
Invulbare PDF-formulieren
Met verplichte velden, datums, keuzelijsten en selectievakjes, zodat er niets half ingevuld terugkomt.
Documenten ondertekenen
Je geeft aan wie waar moet tekenen. Ook met meerdere ondertekenaars.
Profielvragenlijsten
Aanvullende gegevens uitvragen, of periodiek een tevredenheidsonderzoek.
Checklists
Wat moet er nog gebeuren? Bijvoorbeeld de verhuizing doorgeven aan de huisarts.
Uploadverzoeken
Voor een indicatiebesluit, verwijsbrief of machtiging.
Brochures
Informatie over de verhuisdag, de financiën of de cliëntenraad. Je ziet of ze gelezen zijn.
Cliëntnetwerk
Contactpersonen en NAW-gegevens, direct gekoppeld aan het netwerk in het dossier.
Professionele contacten
Huisarts, apotheek, tandarts of behandelaar, meteen op de juiste plek in ONS®.
Cliëntverhaal
Levensloop, gewoontes en voorkeuren, ingevuld door de familie en terug in het dossier.
Zorgplan goedkeuren
De cliënt of vertegenwoordiger leest het zorgplan door en geeft er akkoord op, digitaal en vastgelegd in ONS®.
De intake-bundel
Alles in één keer geregeld
Een aanmelding is nooit één document. Je stelt per cliënt of zorgtype een bundel samen, opgebouwd uit vier onderdelen.
1. Kernovereenkomsten & financiën
- Zorgleveringsovereenkomst
- Formulier financiën en abonnementen
- Doorlopende incassomachtiging
- Wasformulier
2. Toestemmingen & AVG
- Toestemming Carenzorgt en MOMO
- Medische toestemmingen: vaccinaties, tandarts, delen van gegevens
- Privacy en media: foto's en films binnen de instelling
3. Netwerk & vertegenwoordiging
- Eerste, tweede en derde contactpersoon plus ICE
- Huisarts, apotheek en behandelaars
- Bewindvoerder, curator of mentor vastleggen
- De vertegenwoordiger uploadt zelf de beschikking of machtiging
4. Kwaliteit van leven
- ONS Cliëntverhaal, ingevuld door de familie
- Eigen profielvragenlijsten per afdeling
- Informatiepakket met brochures
De techniek eronder
Gebouwd om dubbel werk te voorkomen
- Geen dubbele invoer. Gegevens die al in ONS® staan, zoals voornaam of huisnummer, worden vooraf ingevuld in de formulieren.
- E-mailacties. Is de aanmeldmap klaar, dan gaat bijvoorbeeld de incassomachtiging automatisch naar de debiteurenafdeling en de verwijsbrief naar de derde partij.
- De workflow weet wie wat moet doen. Elke actie gaat naar de juiste persoon, of dat nu de cliënt, een kind of een bewindvoerder is.
- Realtime dashboard. Per aanmelding zie je de status, en je kunt met één klik een herinnering sturen.
Twijfel je
Aanmeldgemak of Ondertekengemak?
Alleen laten ondertekenen
Wil je vooral juridische documenten door een of meer mensen laten tekenen? Dan is Ondertekengemak genoeg, en goedkoper.
Het hele aanmeldproces
Wil je ook intakevragen, uploads, contactpersonen en brochures in één pakket? Dan is Aanmeldgemak de juiste keuze.
Wie werken er al mee
22 zorgorganisaties gebruiken Aanmeldgemak
Onder meer Altrecht, B.V. Horses & Co, Boncura, Dagelijks Leven Zorg, De Ontzorgt! Coöperatie, G-kracht psychomedisch centrum en 16 andere.
Onder de gebruikers zijn ook organisaties met wijkverpleging, zoals Stichting Inovum in Wijdemeren en Hilversum.
Wat klanten zeggen
“We zijn heel blij met de optie van voorlezen in Aanmeldgemak.”
“Er is bij ons enthousiast gereageerd op de statistieken in Aanmeldgemak.”
Goed om te weten
Veelgestelde vragen
Hoe krijg ik de knop Aanmeldgemak in Nedap ONS®?
Met een browserextensie voor Google Chrome of Microsoft Edge. Die zet de knop Aanmeldgemak direct in je ONS-scherm. Daarmee verstuur je een aanmeldmap of bekijk je de status van lopende aanmeldingen, zonder apart in te loggen.
Welke cliënten ziet een medewerker in Aanmeldgemak?
Dat regel je in Nedap ONS®, niet bij ons. Een medewerker ziet precies de cliënten waarvoor hij in ONS het recht AanmeldgemakSend heeft. Je richt dat eenmalig in bij een rol in ONS. Per cliënt hoef je in Aanmeldgemak niets te autoriseren.
De link van een cliënt is verlopen. Wat nu?
Open de map in Beheer › Mappen en klik op Verleng termijn. Je kiest of de uitnodiging opnieuw wordt gemaild. Alles wat de cliënt al had ingevuld, blijft gewoon staan.
Krijgen wij bericht als een cliënt de map heeft ingevuld?
Ja, als je dat wilt. Met regels stuurt Aanmeldgemak automatisch een e-mail zodra een map van status verandert, bijvoorbeeld als de map is ingevuld of is verlopen. Je stelt dat in onder Beheer › Instellingen › Regels.
Kan de e-mail aan cliënten van onze eigen organisatie komen?
Ja. De e-mail kan vanuit EasyZorg gaan, namens je organisatie (via je DNS, desgewenst vanaf een subdomein), of via de Microsoft-omgeving van je organisatie.
Kunnen medewerkers inloggen met hun eigen account?
Ja, met Single Sign-On. Aanmeldgemak werkt standaard met Microsoft Entra ID (Azure AD), Google Workspace en Okta.
Uit de kennisbank
Meer weten over Aanmeldgemak?
Vrijblijvend
Aanmeldgemak aanvragen
Laat je gegevens achter, dan nemen wij contact op om te kijken of het bij jouw organisatie past. We laten het liefst eerst een keer zien in je eigen Nedap ONS®-omgeving.
Liever meteen iemand spreken? Bel +31 6 34508920 of mail info@easyzorg.nl.